Posted on 02 November 2020
Les AHUE se sont engagées dans un projet visant à obtenir la certification selon la norme de gestion de la qualité ISO 9001. La norme ISO 9001 aidera les AHUE à continuer de fournir des services cohérents et de haute qualité à ses utilisateurs. En vue du processus de certification, des consultants externes ont achevé une analyse préliminaire du service des Archives, y compris une série d’entretiens avec des membres du personnel pour recueillir des informations sur les principaux processus internes des Archives. Une analyse des écarts a ensuite été réalisée afin d'optimiser les processus, en évitant les doublons ou les inefficacités de travail. L'objectif est d'achever, d'ici la fin de 2020, la phase d'analyse, ainsi que l’identification et la description précise de tous les macro-processus au sein des AHUE. Dans le courant 2021, les AHUE comptent solliciter la certification à la norme ISO 9001.
Le coordinateur du projet et archiviste Samir Musa a souligné: « Nous avons une responsabilité vis-à-vis de nos partenaires institutionnels de l'UE pour un haut niveau de qualité et un bon contrôle de nos processus internes. Nous avons donc lancé ce projet innovant et volontaire de gestion de la qualité pour améliorer notre travail interne et garantir un service de qualité envers nos partenaires européens. Nous utiliserons ISO 9001 pour nous remettre en question et pour comprendre nos forces et nos faiblesses, ce que nous pouvons améliorer et ce que nous devons changer au sein des Archives. »
La certification à la norme de qualité ISO 9001 n'est pas un processus immobile et fixe. Elle est régulièrement revue pour garantir un standard de qualité continu dans le temps.
La norme ISO 9001, définie par l'
Organisation internationale de normalisation (ISO), sert à certifier qu'une organisation spécifique a structuré ses activités sur un standard de haute qualité et qu’elle documente clairement ses politiques et processus internes. Les macro processus pour les archives comprennent, entre autres, la gestion de la salle de lecture, des dépôts d'archives, des transferts (papier et numérique) et des locaux de dépôt. ISO 9001 exige que ces processus soient correctement documentés et que des registres sur ces processus soient tenus et régulièrement revus et mis à jour.